Порядок обращений

- Все поступившие обращения, в том числе анонимные, а также полученные в ходе приема граждан, регистрируются в день их поступления в карточке (журнале) учета устных обращений или в журнале учета письменных предложений, заявлений и жалоб.
- Письменное обращение должно быть подписано с указанием фамилии, имени, отчества и содержать помимо изложения существа вопроса данные о месте жительства заявителя. Обращение не содержащее этих сведений признается анонимным.
- Рассмотрение анонимного обращения производится или не производится по усмотрению заведующего Общественной приемной.
- Регистрационный входящий номер обращения (по журналу учета письменных предложений, заявлений и жалоб или по карточке (журналу) учета устных обращений) наносится на свободном месте лицевой стороны первого листа обращения. Конверты, в которых поступили письма, хранятся в течение всего периода рассмотрения обращения, потом уничтожаются.
- Повторные обращения регистрируются также как и первичные. При этом в журнале учета письменных предложений, заявлений и жалоб и на свободном месте лицевой стороны первого листа делается пометка «повторно» с указанием регистрационного номера предыдущего обращения. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу.
Если по обращениям, поступающим неоднократно от одного и того же лица и по одним и тем же вопросам, проводились проверки и были приняты обоснованные решения, о чем сообщалось автору, заведующим Общественной приемной может быть принято решение о прекращении в дальнейшем проверок по обращению.
- Письма, бессмысленные по содержанию, а также с применением нецензурной и оскорбительной лексики, направляются в архив Общественной приемной без рассмотрения, о чем в учетном журнале делается пометка.
- Запрещается направлять жалобы для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.
- Запросы по обращениям граждан, ответы заявителям печатаются на бланках установленной формы и регистрируются в журнале исходящей документации.
- Рассмотренные обращения, по которым приняты конкретные решения, а также копии ответов заявителям и другие документы, связанные с рассмотрением и разрешением обращений, оформляются в дело. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность).
- В случае устного ответа заявителю в журнале учета письменных предложений, заявлений и жалоб или карточке (журнале) учета устных обращений делается отметка о том, кто, когда и в какой форме дал ответ, а также излагается его краткое содержание.
- Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы заявителю.
Сроки рассмотрения обращений
- Сроки рассмотрения обращений исчисляются со дня поступления обращения в Общественную приемную, и разрешаются в срок до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно, но не позднее 15 дней.
- По каждому обращению не позднее, чем в пятидневный срок должно быть принято одно из следующих решений:
- о принятии обращения к рассмотрению;
- о передаче на рассмотрение по принадлежности, с извещением об этом заявителя;
- об оставлении обращения без рассмотрения.
- В тех случаях, когда для рассмотрения обращения необходимо проведение проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок их рассмотрения и разрешения может быть продлен, но не более, чем на один месяц.
В случае продления срока рассмотрения обращения в учетных формах делается соответствующая отметка с указанием нового срока рассмотрения обращения и фамилии лица, принявшего решение о продлении срока.
- В случаях, когда в обращениях содержатся вопросы, подлежащие рассмотрению в республиканских, региональных или местных органах власти, не позднее чем в пятидневный срок они направляются в соответствующие органы, о чем уведомляется заявитель.
Организация приема посетителей
- Вопросы, с которыми обращаются граждане, по возможности разрешаются в ходе приема. Лицо, осуществляющее прием, руководствуясь законодательными и иными нормативными актами, в пределах своей компетенции вправе принять одно из следующих решений:
- удовлетворить просьбу, сообщив посетителю порядок и срок исполнения принятого решения;
- отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения;
- принять письменное заявление, если поставленные посетителем вопросы требуют дополнительного изучения или проверки, разъяснив ему причины, по которым просьба не может быть решена в процессе приема, порядок и срок ее рассмотрения.
- Все материалы, полученные от посетителя в ходе приема, регистрируются в карточке учета, журнале письменных предложений, заявлений и жалоб, ставятся на контроль.
- Если решение вопросов, поставленных посетителем в ходе приема, не входит в компетенцию работников Общественной приемной, посетителю разъясняется, в какой орган (учреждение) ему следует обратиться, и по возможности ему оказывается необходимое содействие.
- Учет приема посетителей ведется в учетной карточке или журнале учета устных обращений.
- В Общественной приемной устанавливаются часы приема посетителей Заведующим общественной приемной по согласованию с руководителями ЦА и аппарата Фракции Мажилиса Парламента РК.